Comment et pourquoi mettre en place une solution de newsletter automatique ?
Par les temps qui courent, l’automatisation de certaines tâches du quotidien est de plus en plus recherchée : gain de temps, hausse du panier moyen, fidélisation, moyen de communication à moindre coût…
Un grand nombre d’entreprises ont déjà adopté l’automatisation de leur communication pour diverses raisons, allant du gain de temps à la fidélisation client, tout en s’assurant que cela génère du chiffre d’affaires.
Dans cet article, nous verrons les avantages d’une diffusion de newsletters automatisées, et comment la mettre en place.
Pourquoi envoyer une newsletter ?
Tout d’abord, quels sont les objectifs principaux d’une newsletter?
- Créer et conserver une communication avec vos clients actuels ;
- Fidéliser votre clientèle en direct, et réduire les taux de commission des OTAs ;
- Transformer les simples visiteurs de votre site Web en futurs clients ;
- Mettre en avant un nouveau produit, un événement exceptionnel
- Faire de la vente additionnelle et augmenter votre RevPAR ;
- Faire la publicité de l’hôtel à moindres coûts ;
- Gagner du temps… beaucoup de temps ;
- Générer du chiffre d’affaires.
Pourquoi automatiser votre newsletter ?
Malgré tous les bénéfices générés par l’envoi ciblé d’une newsletter, le temps requis pour la créer et la rédiger est incompressible. Trouver le bon sujet n’est pas toujours facile, être capable d’écrire à la bonne personne, au bon moment, avec le bon ton, etc. Tout cela s’avère étonnamment complexe…
Heureusement, il existe aujourd’hui des systèmes d’automatisation qui apportent des réponses à ces problématiques.
Des envois de newsletters automatiques peuvent être programmés (comme les événements ou fêtes nationales) ou déclenchés selon certains indicateurs liés aux profils de vos clients (comme les anniversaires).
Gérés au travers d’un CRM il est également possible de paramétrer ces envois afin de les personnaliser selon la segmentation de votre base client (client corpo, habitué, famille, jeune couple, etc.).
Quels outils pour une newsletter qui s’envoie toute seule ?
Il existe de nombreux outils (mailchimp, mailjet, sendinblue, etc.) pour envoyer facilement et gratuitement des newsletters – nous vous recommandons d’ailleurs la lecture de notre article sur le sujet : “Les 5 meilleurs outils d’emailing en 2022”.
Ces outils incluent généralement les fonctionnalités de base suivantes :
- La création de thèmes (templates) à votre image et l’intégration de modèles pré-rédigés
- La personnalisation de votre communication en fonction des données segmentées de vos contacts
- Des designs “responsive” qui s’adaptent à tout support de lecture (ordi, tablette, mobile)
- Le suivi en temps réel des résultats et l’édition de rapports d’analyses
Attention, certaines versions gratuites présentes des limitations, et vous devrez payer pour les débloquer., ce qui n’a plus rien d’une solution gratuite.
Une newsletter automatique pour hôtel
Pour une approche “métier” il est conseillé d’utiliser des outils spécialisés dans votre secteur d’activité, par exemple une CRM spécialisé pour les métiers du CHR (Experience CRM, Loungeup, Revinate, etc).
Ces derniers, en plus d’offrir les fonctionnalités basiques communes aux outils génériques, proposent une analyse et une segmentation de votre base client plus poussées et plus adaptées à vos besoins.
En outre, des outils spécialisés dans le secteur de l’hôtellerie vous proposeront des scénarios pré-rédigés de newsletter automatique qui s’adaptent à l’expérience de vos clients (anniversaire de séjour, promo pour un séjour romantique à votre segmentation couple, code fidélité pour un client déjà venu, etc.)
Vous y trouverez également d’autre fonctionnalités spécifiques telles que :
- La connexion à vos outils de gestion quotidienne (PMS, Channel Manager, Site Web, RMS, etc) pour la mise à jour des cardex clients.
- La récupération en temps réel de chaque réservation enregistrée.
- L’automatisation des mails transactionnels ET relationnels.
- La segmentation de votre base client selon des critères propres au métier (Type de clientèle – voyageur corpo ou d’agrément, famille, cuouple, solo, etc. – dernier canal de réservation, type de chambre, date d’arrivée ou de départ, réponses au dernières enquêtes de satisfaction, etc)
- Le nettoyage systématique des adresses emails après chaque envoi (désinscrits, mail invalides ou erronés, messages d’absence, etc)
- Une diffusion multilangues avec détection automatique de la nationalité des clients.(pour avoir été ancien hôtelier, lors d’un Check-in éclair c’est une info qui a tendance à être ignorée ou mise par défaut en FR)
- Des spécificités telles que le blacklisting automatique des clients (par exemple, exclure la liste des clients ayant déjà bénéficié d’un code promotionnel si vous envoyez une offre tarifaire).
- Une bibliothèque de scénarios automatisées pour chaque événement de l’année, pour chaque pays/nationalité, à la bonne date (Saint Valentin comme la Fête des mères ne sont pas à la même date dans tous les pays)
- Des envois automatisés sur des déclencheurs personnels (Dates d’anniversaires, anniversaires de mariage, partage réseaux sociaux, anniversaire de séjour à l’hôtel, etc)
- La limitation et la priorisation des envois sur une même période à un même client (respecter un délai minimum entre deux envois, par exemple prioriser l’envoi pour un anniversaire à celui pour une fête nationale s’ils tombent la même semaine, afin de ne pas spammer vos clients)
- La mise à disposition d’une gestion automatisée d’un programme de fidélité.
- La remontée en temps réel du chiffre d’affaires généré pour analyser l’efficience de nos envois en fonction des typologies de clients.
Vous l’aurez compris, un environnement de communication automatisé à de nombreux avantages, dont deux principaux : le gain de temps et le chiffre d’affaires généré (presque sans effort).
Vous n’avez qu’à paramétrer les segments de votre base de données (automatiquement suggérés), et à personnaliser chaque type envoi en fonction de vos différents cibles clients. Et c’est tout, laissez la magie opérer…
Votre newsletter s’envoie de manière automatique, vous aidant à remplir votre établissement, à fidéliser votre clientèle et augmenter le direct, à générer plus de chiffre d’affaires, à inciter à laisser de bons commentaires…
