Chers hôtelières et hôteliers,
Voici un article très court qui est plutôt un tutoriel qu’un de mes articles classiques. Mais, comme un nombre important d’hôteliers m’ont posé la question dans le cadre du Covid-19 (et des nouvelles normes de sécurité), j’ai pensé que je devais en partager la réponse. Vous serez sûrement intéressé(e)s.
Comment rendre vos divers documents facilement accessibles en ligne, via des QR codes ?
Ceci est valable pour vos menus restaurant, vos Room Directory, vos conditions générales ou autres règlements, que vous les mettiez en chambre ou à la réception.
Bonne lecture !
Étape 1 : préparez votre document
Prenez le document que vous avez besoin de transformer et convertissez-le en PDF. Selon le logiciel que vous utilisez, la méthode pourra être légèrement différente. Donc pour simplifier, utilisons un logiciel en ligne d’accès public.
- Si votre fichier est un Word : https://www.ilovepdf.com/word_to_pdf
- Si votre fichier est un Power Point : https://www.ilovepdf.com/powerpoint_to_pdf
- Si votre fichier est un Excel : https://www.ilovepdf.com/excel_to_pdf
Récupérez votre nouveau fichier PDF.
Étape 2 : hébergez votre document
Pour que votre document soit disponible en ligne, il doit forcément être hébergé quelque part. Il existe plusieurs solutions extrêmement simples. Restons sur la solution proposée par Google.
Connectez-vous sur https://drive.google.com/ en utilisant votre compte Google habituel (ou créez-en un si vous n’en avez pas). En haut à gauche, cliquez sur “Nouveau” puis sur “Importer un fichier”. Sélectionnez votre fichier PDF et importez-le.
Retrouvez ce fichier importé dans votre liste sur Google Drive. Faites alors un clic droit et sélectionnez “Partage”. Une petite fenêtre s’ouvre : cliquez sur “Consultation autorisée via…” puis sur “Plus”.
Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez “Public” et cliquez sur “Enregistrer”.
De retour sur votre petite fenêtre, cliquez sur “Copier le lien”.
Vous avez désormais un fichier hébergé en ligne et disponible pour le grand public.
Étape 3 : créez votre QR code
Rien de plus simple ! Allez sur https://www.qr-code-generator.com/, collez le lien Google Drive de votre fichier dans la boîte de gauche puis cliquez sur “Download”. Attendez que le téléchargement se lance puis récupérez votre image du QR code.
Étape 4 : imprimez votre QR code
Pour finir, je vous conseille d’élaborer un petit document Word contenant l’image de votre QR Code et une phrase explicative. Imprimez ensuite ce document et mettez-le sur un joli présentoir.
Vos clients n’auront plus qu’à scanner le code avec leur téléphone, pour accéder aux versions digitalisées de vos documents. Ils sentiront, une fois de plus, que vous faites de vrais efforts pour maintenir les normes de sécurité propres au Covid-19.
Conclusion
En résumé, vous devez :
- Transformer votre document en PDF ;
- L’héberger sur Google Drive et le rendre public ;
- Obtenir un QR Code ;
- Imprimer le QR code et le mettre sur un présentoir en chambre et / ou à la réception.
Ceci est une petite astuce, qui ne vous prendra pas plus de quelques minutes, après l’avoir effectuée une première fois. Vous pourrez alors digitaliser tous vos documents papiers très simplement.
Merci pour votre lecture.
Tony LOEB – Co-Fondateur Experience Hotel
